W ostatnich latach gwałtowanie przyspiesza cyfryzacja naszego życia. Również prowadzenie działalności gospodarczej, dostęp do usług i zawieranie umów podążają tą ścieżką. Coraz częściej z różnych względów odchodzimy od składania oświadczeń na piśmie. Istnieją jednak prawne ograniczenia w tej kwestii, a wiele osób mylnie postrzega podpis elektroniczny. Nie pomaga fakt, że funkcjonują dwa główne rodzaje podpisów, prowadzące do zawarcia umowy w dwóch różnych formach.
Przepisy prawa najczęściej nie wymagają, aby oświadczenie było pod rygorem nieważności złożone w konkretnej formie. To składający oświadczenie oraz jego adresat najczęściej dbają o utrwalenie treści oświadczenia czy też umowy dla celów dowodowych. Bywa jednak, że jest inaczej i forma czynności prawnej ma ogromne znaczenie – to od niej zależy czy umowa została skutecznie i ważnie zawarta.
Podpis elektroniczny składamy oczywiście na pliku umieszczonym w systemie teleinformatycznym czy też w pamięci urządzenia, jednak pliki podpisane różnymi podpisami co do zasady nie są sobie równe. Obecnie podpis elektroniczny składany jest najczęściej w jednej z dwóch postaci. Pierwszą z nich jest profil zaufanym ePUAP, który pozwala na dochowanie formy dokumentowej oświadczenia woli. Drugim jest kwalifikowany podpis elektroniczny, który pozwala na dochowanie formy elektronicznej.
Podpis ePUAP jest najpowszechniej stosowany w obrocie. Jest on stosunkowo łatwy do uzyskania i nie wiąże się z opłatami. Wprowadzony został jako odpowiedź na potrzebę potwierdzenia tożsamości składającego oświadczenie w kontaktach z administracją państwa. Nie ma jednak przeszkód, aby posłużyć się nim przy podpisaniu dowolnego dokumentu, w tym umowy lub innego oświadczenia.
Ten podpis elektroniczny nie stanowi jednak dochowania formy elektronicznej czynności prawnej – choć może się to wydawać nieintuicyjne. W istocie podpisany w ten sposób plik stanowi jedynie formę dokumentową. Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie, a dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Co natomiast kluczowe podpis ten nie posiada natomiast certyfikatu kwalifikowanego.
Forma dokumentowa, a więc również plik podpisany podpisem ePUAP pozwala na skuteczne zawarcie większości umów – w tym np. umowy zlecenia, umowy kupna-sprzedaży większości dóbr, umowy najmu, umowy licencji niewyłącznej czy też umowy o dzieło bez przenoszenia praw autorskich. Jeśli każda ze stron podpisze jedną z tych umów w formie pliku, przy pomocy ePUAP, to wiadomo, że obie złożyły to oświadczenie w formie dokumentowej.
Kwalifikowany podpis elektroniczny niesie znacznie donioślejsze skutki niż podpis ePUAP. Jest to związane z tym, że posiada on kwalifikowany certyfikat potwierdzający tożsamość. Kwalifikowany podpis elektroniczny jest nieco trudniejszy do uzyskania, gdyż należy się zwrócić do jednego z certyfikowanych dostawców. Wiąże się on również z kosztami. Zgodnie z przepisami podpis kwalifikowany pozwala on na dochowanie elektronicznej formy czynności prawnej. Jest to forma równoważna dla formy pisemnej. Oznacza to, że przy pomocy kwalifikowanego podpisu elektronicznego możemy zawierać umowy, które dla samej swojej ważności wymagają ich zawarcia na piśmie. Przykładami takich umów są licencja wyłączna, przeniesienia praw autorskich, umowa o pracę czy też umowa o zakazie konkurencji zawierana z pracownikiem. Zamiast więc zawierać te umowy na piśmie możliwe jest wykorzystanie formy elektronicznej. Dodatkowo należy pamiętać, że strony w treści umowy same regulują kwestie dotyczące jej formy oraz zmian – i najczęściej wprowadzają wymóg formy pisemnej. W takiej sytuacji również niezbędny jest kwalifikowany podpis elektroniczny i nie wystarczy ePUAP.
Warto wspomnieć, że w obrocie funkcjonują komercyjne platformy online służące do podpisywania dokumentów. Należy uważnie zapoznać się z ich ofertą, ponieważ często nie oferują one kwalifikowanego podpisu elektronicznego, albo też jest on zawarty jedynie w jednym z pakietów. Prowadzi to do wielu pomyłek wśród przedsiębiorców, którzy mylnie sądzą, że za pośrednictwem platformy mogą podpisać każdy dokument. W rzeczywistości taki podpis będzie najczęściej równoważny z podpisem ePUAP – a więc pozwoli jedynie na dochowanie formy dokumentowej. W konsekwencji część umów, wymagających formy pisemnej, nie może zostać skutecznie zawarta przy pomocy platformy służącej do składania podpisów.
Należy pamiętać, że pod pojęciem „podpis elektroniczny” kryją się różne rodzaje podpisów, które mogą posłużyć do złożenia oświadczenia w formie dokumentowej, albo w formie elektronicznej. Warto zwrócić uwagę na tę kwestię, gdyż niewłaściwy typ podpisu może zaważyć na skuteczności i ważności umowy.
Wróć do listy artykułów