Umowa o zachowaniu poufności - kiedy warto ją podpisać

wtorek | 30.6.2020

Umowa o zachowaniu poufności – kiedy warto ją podpisać

Umowa o zachowaniu poufności staje się coraz bardziej powszechnym środkiem wykorzystywanym w obrocie gospodarczym. Służy przedsiębiorcom w zasadzie w każdej branży, chroniąc ich interesy. W obiegu nazywana bywa angielskim skrótem NDA, lub rzadziej CDA. Ze względu na to, że umowa o zachowaniu poufności stała się standardem nawet przy współpracy o małej skali, warto wiedzieć co powinna w sobie zawierać oraz kiedy warto ją podpisać.

Kiedy warto podpisać umowę o zachowaniu poufności?

Umowa o zachowaniu poufności najczęściej zawierana jest w dwóch momentach. Zwykle ma to miejsce w momencie podpisywania umowy o współpracy. Często jednak ze względu na okoliczności, dużo lepszym rozwiązaniem jest podpisanie NDA jeszcze przed rozpoczęciem negocjacji w sprawie warunków umowy głównej. Samo przedstawienie propozycji współpracy już zawiera pewne jej szczegóły, które uznamy za informacje poufne. Bardzo często negocjacje nie zostaną zwieńczone zawarciem umowy. Strony dowiedzą się jednak o sobie bardzo dużo, co jedna z nich może zechcieć wykorzystać w przyszłości. Zawarcie umowy o zachowaniu poufności może być więc szczególnie istotne przy zaproszeniu do współpracy przy dopiero powstających projektach.

Umowa o zachowaniu poufności – czy jest konieczna?

Warto wiedzieć, że nawet brak zawarcia umowy o zachowaniu poufności nie oznacza, że nasze tajemnice mogą być swobodnie rozpowszechniane. Ujawnianie, wykorzystywanie lub pozyskiwanie tajemnic przedsiębiorstwa jest bowiem czynem nieuczciwej konkurencji. Z tego tytułu możliwe jest dochodzenia odszkodowania. Zawarcie oddzielnej umowy w tym zakresie zdecydowanie jest jednak rekomendowane w większości przypadków. Znacznie przyspiesza i upraszcza ona dochodzenie ewentualnych roszczeń. Ponadto w jednoznaczny sposób definiuje co jest tajemnicą stron i zwalnia nas z obowiązku odwodnienia, że w skutek naruszenia tajemnicy ponieśliśmy szkodę.

Czym jest informacja poufna?

Informacją poufną, a więc tajemnicą przedsiębiorstwa są pewne szczególne dane, które mogą różnić się diametralnie w zależności od prowadzonej działalności i rodzaju współpracy. Generalnie ujmując będą to informacje techniczne, technologiczne i organizacyjne oraz inne informacje mające wartość gospodarczą. Najczęściej będą ściśle związane z przedmiotem głównej umowy oraz działalnością stron na dowolnym polu. Nie muszą zostać w żaden sposób utrwalone czy zapisane. Nie mogą być ujawniane przez podmiot którego dotyczą, a przy tym musi on podejmować działania ukierunkowane na zachowanie ich w tajemnicy. Umowa powinna precyzować jakich informacji poufnych dotyczy (ewentualnie wskazywać kategorie informacji poufnych).

Umowa o zachowaniu poufności pozwala na ochronę tajemnic przedsiębiorcy nie tylko w trakcie wykonywania umowy głównej, ale również na etapie jej negocjowania. W wielu wypadkach warto rozważyć zawarcie takiej umowy jeszcze przed przedstawieniem oferty współpracy

Forma i czas trwania umowy

Umowa o zachowaniu poufności może być częścią umowy głównej, załącznikiem do niej ale też zupełnie niezależnym kontraktem, zawieranym przed rozpoczęciem współpracy lub w czasie jej trwania. Najczęściej ma formę pisemną, chociaż nie ma takiego wymogu. Jest to jednak zalecane w celu łatwego i jednoznacznego udowodnienia jej treści. Umowa NDA może zostać zawarta na dowolny okres, w tym bezterminowo. Warto jednak zdecydować się na określenie czasu jej trwania (np. na 10 lat) aby zabezpieczyć się przed jej wypowiedzeniem.

Sposób postępowania z informacjami

W umowie możemy wskazać jakie środki bezpieczeństwa ma podjąć druga ze stron aby we właściwy sposób zabezpieczyć nasze tajemnice. Możemy zastrzec między innymi: obowiązek zawierania umów o zachowaniu poufności, ograniczyć krąg podmiotów, którym przekazywane będą nasze informacje poufne czy też wprowadzić wymóg użycia fizycznych środków ochrony jak monitoring, ograniczenia dostępu, zabezpieczenie dokumentów itd. Warto wprowadzić postanowienie nakazujące zwrócić lub zniszczyć wszystkie nośniki zawierające informacje poufne lub ich kopie.

Kary umowne

Podstawowe elementy umowy o zachowaniu poufności to określenie zakresu tajemnicy, sposobu w jaki ma być chroniona oraz wprowadzenie kar umownych.

Umowa o zachowaniu poufności powinna zawierać kary umowne. To najprostszy i jednocześnie bardzo skuteczny sposób ochrony tajemnic. Należy przede wszystkim określić ich wysokość, oraz wskazać, że zapłata kary należy się za każdy przypadek naruszenia tajemnicy. Zapłata kary umownej wynika już z faktu naruszenia zasad poufności. Zostajemy więc zwolnieni m.in. z obowiązku udowodnienia istnienia poniesionej szkody i jej rozmiarów co w praktyce bywa dosyć problematyczne. Warto również dodać postanowienie pozwalające nam dochodzić kwot przewyższających wysokość kary umownej, jeżeli nasza szkoda ją przewyższa. Oczywiście możliwe jest rozpisanie całego katalogu kar za poszczególne rodzaje naruszeń, jednak w praktyce zazwyczaj jest to kara o jednolitej wysokości.

piątek | 17.1.2020

Prawo do publikowania zdjęć dziecka

czwartek | 23.4.2020

Tarcza Antykryzysowa a czasowe wygaszenie zobowiązań z umowy najmu

piątek | 3.11.2017

Ochrona autorskich praw majątkowych w czasie